در تمام کشورها کالاها برای صادرات و واردات ابتدا وارد گمرک آن کشور می‌شوند و بعد از انجام مراحل اداری از گمرک مجوز خروج گرفته، ترخیص شده و به مقصد نهایی ارسال می‌شوند. در هنگام ورود کالا، مامورین گمرک از نوع کالا هیچ اطلاعی ندارند و صاحب کالا موظف است کالای خود را به گمرک معرفی کند.
صاحب کالا از طریق سندی که اظهارنامه گمرکی نامیده می‌شود و تمام اطلاعات و مشخصات کالا در آن درج شده، کالای خود را به گمرک معرفی یا اظهار می‌کند.
اهمیت اظهارنامه گمرکی آنقدر زیاد است که انجام عملیات گمرکی بجز مواردی که در آیین نامه‌های گمرک ذکر شده، فقط از طریق ارائه اظهارنامه امکان پذیر است. طبق ماده ۵۹ قانون گمرک، کالا تنها زمانی در گمرک پذیرفته می‌شود که اظهارنامه آن به گمرک تحویل داده شود. همچنین برای تخلیه کالا از انبارهای گمرک و صدور مجوزهای ترخیص کالا نیز به اظهارنامه گمرکی نیاز است.
اظهارنامه گمرکی در واقع یک تعهد حقوقی محسوب می‌شود و مسئولیت آن کاملا با صاحب کالاست. این اظهارنامه توسط صاحب کالا یا نماینده قانونی او به گمرک ارائه می‌شود. برای این که شخصی غیر از صاحب کالا بخواهد اظهارنامه را به گمرک تحویل دهد، باید به عنوان نماینده صاحب کالا برگه وکالت یا نمایندگی خود را نیز ضمیمه مدارک کند.
علاوه بر صاحب کالا یا نماینده قانونی او، دلال گمرک نیز می‌تواند در فرایند ترخیص کالا کمک کند. در صورت ترخیص کالا توسط دلال گمرک نیز اظهارنامه باید به همراه تمام اسناد و مجوزهای لازم به گمرک تحویل داده شود.
اظهارنامه یک سند کتبی است و فقط در هنگام واردات غیر تجاری توسط مسافرین، اظهار شفاهی امکان پذیر است.
نام گمرک‌های مجاز برای انجام عملیات گمرکی از طریق اداره گمرکات اعلام می‌شود. در برخی موارد مانند محصولات کشاورزی و کالاهایی که تاریخ انقضا دارند، ترخیص کالا با تشریفات گمرکی ویژه ای صورت می‌گیرد. صاحب کالا، نماینده قانونی او و یا دلال گمرک باید اطلاعات خواسته شده در اظهارنامه را به صورت کامل و دقیق وارد کنند و سایر مدارک و مجوزهای لازم را به همراه داشته باشند.
